Puis-je garder mes licences actuelles et ne souscrire que la gestion ?
Oui, il suffit d'accorder à DataRoad un accès d'administration déléguée au tenant pour démarrer le service. Les licences restent sur votre compte Microsoft et la gestion est incluse dans le contrat IT Unlimited. Beaucoup de clients choisissent néanmoins de transférer leurs licences à DataRoad, pour n'avoir qu'une facture IT et une revue trimestrielle faite par celui qui les facture.
Combien de temps dure la migration et la messagerie est-elle coupée ?
Une migration de 20 à 50 boîtes prend en général deux à trois semaines, et la messagerie n'est pas coupée. L'historique est transféré en amont, en arrière-plan. La bascule consiste à modifier le DNS dans une fenêtre de nuit ou de week-end, avec retour arrière prévu, et ne prend que quelques minutes à chacun le lendemain matin.
Y a-t-il un risque de perdre d'anciens messages ?
Non. Messages, agenda et contacts sont migrés intégralement et vérifiés compte par compte avant la bascule, avec une cartographie des comptes remise à la direction. Les règles et signatures Outlook sont recréées avec chaque utilisateur. Ce qui apparaît lors des ajustements, comme un téléphone à connecter ou un scanner qui envoie vers l'ancien serveur, est réglé le jour même.
Microsoft 365 n'a-t-il pas déjà ses propres sauvegardes ?
Pas au sens qui compte pour l'entreprise. Microsoft 365 offre une rétention temporaire et la redondance du service, mais ne protège pas contre les suppressions anciennes, un rançongiciel dans SharePoint synchronisé ou la fermeture d'un compte par erreur. Les conditions de service de Microsoft recommandent elles-mêmes au client de sauvegarder ses données, ce que fait la sauvegarde gérée du tenant, avec rétention écrite.
Le second facteur gêne-t-il l'équipe au quotidien ?
Seulement la première semaine. Nous installons Microsoft Authenticator sur chaque téléphone et déclarons des appareils de confiance pour limiter les demandes de confirmation. Ensuite, la plupart des utilisateurs ne le remarquent presque plus. C'est la mesure individuelle la plus efficace contre l'intrusion dans les boîtes mail, d'où son activation avant la première connexion au tenant.
Faut-il acheter de nouvelles licences pour tout le monde ?
Non. L'audit distingue qui a besoin d'applications installées, qui travaille uniquement dans le navigateur et qui n'utilise que la messagerie, puis attribue à chaque fonction la bonne licence. Cet ajustement fait souvent baisser la facture totale. La revue trimestrielle garantit ensuite que comptes inactifs et abonnements oubliés ne sont plus payés.
Et si l'entreprise utilise Google Workspace ?
DataRoad accompagne aussi les entreprises sous Google Workspace. Nous migrons vers Microsoft 365 ou assurons le support de celles qui préfèrent rester sur Google. En pratique, les gros utilisateurs d'Excel et les organisations qui travaillent avec des organismes publics choisissent souvent Microsoft 365. La recommandation découle de l'audit, avec des coûts comparés par écrit.