IT-Budget für 2027: Was einzuplanen, was zu streichen und was nicht aufzuschieben ist

September und Oktober sind die Monate, in denen die meisten KMU den Haushalt für das folgende Jahr festlegen, und die IT wird dabei meist als eine einzige Position aufgeführt – “IT: wie im letzten Jahr plus 5%”. Dann kommt der März, ein Server fällt aus, der Preis einer Lizenz ändert sich, und die Haushaltslinie platzt. Dieser Artikel schlägt eine sinnvollere Methode zur Budgetierung der IT-Kosten für 2027 vor: sechs Posten, drei Termine, die Ausgaben erzwingen, und eine Entscheidung darüber, was als Fixkosten und was als Investition behandelt werden soll.

Die sechs Positionen eines IT-Budgets

• Support und ManagementWer die IT am Laufen hält — internes Team, externer Dienstleister oder beide. Beinhaltet Monitoring, Helpdesk und Wartung.
• Lizenzierung und AbonnementsMicrosoft 365, Verwaltungssoftware, Antivirenprogramm, Backup, Tools pro Nutzer. Neigt dazu, unbemerkt zu wachsen.
• BenutzerausrüstungLaptops, Arbeitsplätze, Monitore, Mobiltelefone. Die Budgetierung erfolgt nach Erneuerungszyklus, nicht nach Schaden.
• InfrastrukturServer, Speicher, Netzwerk, WLAN, Firewall, USV. Längere Zyklen, höhere Beträge, Entscheidungen, die ein Jahr im Voraus geplant werden.
• Sicherheit und KontinuitätEndpointsicherheit, verwaltete Firewall, Offsite-Backups, Wiederherstellungsplan. Immer weniger optional – NIS2 und Versicherungen verlangen es.
• KommunikationInternet (idealerweise zwei Anschlüsse), Telefonie, Verbindungen zwischen Büros.

Wenn Ihr aktuelles Budget diese sechs Positionen nicht unterscheidet, beginnen Sie damit, sie mit den Werten für 2026 zu trennen. Das ist ein halber Arbeitstag Arbeit und die Voraussetzung dafür, überhaupt etwas entscheiden zu können.

Drei Termine, die 2027 Ausgaben erzwingen

• Windows 10 ohne Support seit Oktober 2025. Tankstellen, die noch nicht migriert sind, akkumulieren Risiken. Wenn sie bis 2027 warten, muss das Budget für die Benutzergeräte die Ersetzungen widerspiegeln – siehe Was Sie beim Ende des Windows 10-Supports tun können.
• Windows Server 2016 verliert den Support im Januar 2027. Server in dieser Version müssen im Laufe des Jahres ersetzt, virtualisiert oder migriert werden. Die Entscheidung wird auf der entsprechenden Seite erläutert. Server und Virtualisierung.
• NIS2 in Kraft getreten. Für die betroffenen Unternehmen und viele ihrer Lieferanten ist 2027 das Jahr, in dem die Maßnahmen nachweisbar sein müssen. Siehe wenn Ihr Unternehmen darunter fällt.

Was als Fixkosten verbuchen

Die Informationstechnologie hat zwei Naturen: die, die man kauft (Hardware, Projekte), und die, die man jeden Monat bezahlt (Support, Lizenzen, Sicherheit, Kommunikation). Der häufige Fehler besteht darin, den Support wie die erste zu behandeln – stundenweise zu bezahlen, wenn etwas kaputtgeht –, was das Budget unbereckbar macht und, noch schlimmer, den Anreiz schafft, niemanden zu rufen, solange es noch irgendwie läuft. Ein Support-Vertrag mit einem festen monatlichen Betrag und einem schriftlichen SLA bewirkt das Gegenteil: Die Kosten sind im Januar bekannt und der Dienstleister hat ein Interesse daran, vorzubeugen. Wir haben die Modelle verglichen in IT Unlimited vs. avença, Stundenkontingent und Outsourcing und wir haben erklärt Wie viel kostet der IT-Support für ein Unternehmen?.

Was man ohne Risiko streichen kann

• Lizenzen, die Konten von Mitarbeitern zugewiesen wurden, die das Unternehmen bereits verlassen haben, oder Microsoft 365-Abonnements, die über den tatsächlichen Bedarf der einzelnen Positionen hinausgehen. In einem Unternehmen mit 50 Arbeitsplätzen kommt es häufig vor, dass 10 bis 15% Lizenzen zu viel vorhanden sind.
• Doppelte Abonnements: zwei Antivirenprodukte, zwei Meeting-Tools, drei Cloud-Speicher.
• Wartung von Geräten am Ende ihres Lebenszyklus. Die Reparatur eines 7 Jahre alten Laptops kostet mehr als die Anschaffung eines neuen.
• Alte Kommunikationsverträge. Gebühren und Preise haben sich geändert; ein Antrag auf Überprüfung beim Anbieter lohnt sich meistens.

Was man nicht aufschieben sollte

Externe und getestete Backups; Multifaktor-Authentifizierung; aktiv verwaltete Firewall; Ersatz nicht unterstützter Systeme. Das sind die vier Punkte, die bei einem Versagen das Unternehmen lahmlegen oder es einer Geldstrafe aussetzen – und keiner davon ist im Vergleich zum Schaden teuer. Wenn das Budget für die Sicherheit nur für eine Sache reicht, ist es der erste Punkt auf der Liste: Ein Unternehmen mit getesteten Backups überlebt fast alles andere.

Eine Rücklage für das Unvorhergesehene

Auch wenn alles geplant ist, sollten Sie 10% des Gesamtbetrags für Unvorhergesehenes zurücklegen: eine vorzeitig ausfallende Anlage, eine gesetzliche Änderung, ein unerwartetes Wachstum. Wenn die Rücklage am Jahresende nicht aufgebraucht wurde, finanziert sie die nächste Erneuerung. Ist keine vorhanden, wird das Unvorhergesehene aus einem anderen Posten bestritten – in der Regel aus dem Sicherheitsbudget, dessen Fehlen am wenigsten auffällt.

Wie man vergleichbare Angebote einholt

Wenn Sie um Support-Angebote für 2027 bitten, fordern Sie von allen dasselbe an: Anzahl der Arbeitsplätze und Server, was enthalten ist (Anfahrt? außerhalb der Arbeitszeiten? Projekte?), Reaktionszeiten nach Priorität schriftlich, was passiert, wenn der Vertrag endet. Ohne dies vergleichen Sie monatliche Beträge, die nicht dasselbe abdecken. Unser Artikel über Was man in einem IT-Vertrag fordern sollte Es gibt die komplette Liste.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel sollte ein KMU für IT ausgeben?

Das hängt von der Branche und der Systemabhängigkeit ab, aber für Dienstleistungsunternehmen mit 10 bis 100 Arbeitsplätzen liegt der übliche Richtwert zwischen 3% und 6% des Umsatzes, einschließlich Personal, Lizenzen und Ausrüstung. Nützlicher als der Prozentsatz ist es, zu wissen, wohin das Geld fließt – daher die sechs Posten.

Lohnt es sich, Ausrüstung zu kaufen oder zu mieten?

Kaufen bringt Kontrolle und ist nach 4–5 Jahren günstiger; Mieten verwandelt alles in monatliche Kosten und vereinfacht die Erneuerung. Für Arbeitsplätze funktionieren beide; bei Servern lautet die richtige Frage, ob Sie überhaupt noch einen benötigen.

Soll der Support intern oder extern sein?

Unter 100 Arbeitsplätzen rechnet sich ein interner Vollzeittechniker selten und schafft einen Single Point of Failure (Urlaub, Weggang). Viele Unternehmen kombinieren einen externen Vertrag mit SLA und einen internen Verantwortlichen für die Schnittstelle. Wir haben beide verglichen in Interner IT-Support oder Outsourcing.

Wann sollte ich mit der Budgetplanung beginnen?

September und Oktober, mit dem aktualisierten Bestand. Geräterenovierungen und Serbertafeln erfordern Lieferzeiten und Migrationsfenster, die Monate im Voraus geplant werden müssen.

Möchten Sie ein IT-Budget mit realen Werten für Ihr Unternehmen?

Wir erfassen die Bestandsgeräte und Lizenzen, identifizieren, was 2027 abläuft, und liefern einen Plan mit getrennten Fixkosten und Investitionen. Sehen Sie sich das IT Unlimited Oder rufen Sie 211 459 950 an.