Zusammenfassend
- In einem IT-Vertrag sind die Ausstiegsklauseln am wichtigsten: Wer erhält die Passwörter, die Dokumentation und die Daten, wenn die Beziehung beendet ist?.
- Alle Administratorzugriffe müssen in dem Namen des Kundenunternehmen erfolgen – niemals nur im Namen des Anbieters.
- Wenn der Anbieter personenbezogene Daten erhält, verpflichtet die DSGVO (Art. 28.) zu einem schriftlichen Vertrag, der unter anderem vorsieht, dass die Daten nach dem Abschluss des Dienstes wiederhergestellt oder gelöscht werden.
- Am Ende des Artikels gibt es eine Checkliste mit 10 Klauseln, die Sie in Ihrem Vertrag bestätigen können.
In diesem Artikel
- Warum die Abreise der wichtigste Teil des Vertrags ist
- Passwörter und Administratorzugriffe: Wer gehört dazu?
- Verzeichnis der Netzwerkdokumente: der Plan, den Sie immer bei sich haben sollten
- Daten und DSGVO: Was der Artikel 28.º sagt
- Vorauszulassung, Verlängerung und Bindung
- Zeugenaussage: wie die Entlassung verlaufen soll
- Checkliste: 10 Punkte, die in Ihrem IT-Vertrag bestätigt werden müssen
- Ein echter Fall: IT-Audit in Frankreich Affiches
- Häufig gestellte Fragen
- Technische Überprüfung Ihres Vertrags und Zugang innerhalb von 5 Werktagen
Ein Computervertrag Gutes Arbeiten wird nicht am Tag bewertet, an dem es unterzeichnet wird. Es wird am Tag bewertet, an dem es abgeschlossen ist. In diesem Moment wird erkennbar, ob das Unternehmen die Passwörter zu seinen eigenen Systemen besitzt, ob es Dokumentation über das Netzwerk gibt und ob die Daten vollständig wiederhergestellt werden können. Die Anforderungen sind gering, einfach und leicht zu überprüfen – vorausgesetzt, man liest sie vor dem Unterzeichnen.
Wir haben diesen Leitfaden von der Seite derjenigen geschrieben, die den Service anbieten. In 11 Jahren Marktpräsenz haben wir gesehen, wie sich die gleichen Probleme bei Änderungen des Lieferanten wiederholen — und fast alle konnten mit einer halben Dutzend Klauseln im Vertrag vermieden werden.
Warum die Abreise der wichtigste Teil des Vertrags ist
Solange alles gut läuft, fragt niemand, wo die Passwörter sind. Das Problem entsteht, wenn das Unternehmen beschließt, einen anderen Anbieter zu beauftragen – aus Preisgründen, wegen der Qualität oder weil das Unternehmen gewachsen ist – und merkt, dass:
- Die Administrator-Konten für Microsoft 365 sind in der alten E-Mail-Adresse des Technikers registriert;
- Der Domainname wurde im Namen des Anbieters registriert;
- Niemand kennt das Passwort der Firewall, und die einzige Möglichkeit, das Gerät wieder in den ursprünglichen Zustand zu bringen, besteht darin, es zu einem Wiederherstellungsstand zurückzusetzen;
- Die Backups befinden sich in einer Cloud-Konto, das nicht der Firma gehört.
Keine dieser Situationen erfordert Unwahrheit. Es genügt, wenn ein Anbieter aus Bequemlichkeit alles in seinem Namen erledigt. Das Ergebnis ist das gleiche: Das Unternehmen bleibt gefangen. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, lesen Sie, wie Sie den Übergang vorbereiten können. Umsteigen von einer IT-Firma ohne Risiko.
Passwörter und Administratorzugriffe: Wer gehört dazu?
Die Regel ist einfach: Alle Zugänge gehören dem Kundenunternehmen. Der Anbieter arbeitet mit eigenen, nominellen Konten, die ihm zugewiesen werden — und die am Tag des Vertragsabschlusses deaktiviert werden können.
In der Praxis bedeutet dies, dass der Vertrag Folgendes enthalten muss:
- eine Notfall-Administrator-Konto im Namen des Unternehmens für jedes kritische System (Microsoft 365, Firewall, Server, WLAN-Netzwerk, Backups);
- Registrierung der Domains, Lizenzen und Abonnements im Namen des Unternehmens;
- Ein gemeinsam genutzter Passwort-Manager, auf den die Verwaltung direkt zugreifen kann. Wir erklären, wie es funktioniert, im Artikel dazu. Passwortmanager im Unternehmen.
Verzeichnis der Netzwerkdokumente: der Plan, den Sie immer bei sich haben sollten
Ohne Dokumentation verbringt der neue Anbieter Wochen damit, herauszufinden, was bereits vorhanden ist – und diese Zeit wird bezahlt. Der Vertrag verpflichtet den Anbieter, ein Dossier mit Folgendem aufrechtzuerhalten und bei Abfahrt zu übergeben:
- Inventar von Geräten (Computer, Server, Switches, Access Points, Firewalls, UPS);
- Netzwerkstruktur, Adressierung und VLANs (getrennte Netzwerke für Teammitglieder, Gäste und Kameras);
- Firewall-Regeln und Remote-Zugriffe (VPN);
- Politik der Backups: Was kopiert wurde, wohin, wie oft und wann der letzte Wiederherstellungsversuch durchgeführt wurde;
- Liste der Lizenzen, Softwareverträge und Fristen für die Verlängerung.
Daten und DSGVO: Was der Artikel 28.º sagt
Wenn ein IT-Anbieter auf seine Systeme zugreift, greift er auch auf personenbezogene Daten zu – von Kunden, Mitarbeitern, Patienten oder Gästen. Nach dem Allgemeinen Datenschutzrecht (GDPR) ist Ihr Unternehmen der “Verantwortliche für die Verarbeitung”, und der Anbieter ist ein “Subunternehmer”.
Artikel 28 der DSGVO schreibt vor, dass diese Beziehung durch einen schriftlichen Vertrag geregelt sein muss. Unter anderem sollte der Vertrag vorsehen, dass der Subunternehmer:
- verarbeitet die Daten nur gemäß dokumentierten Anweisungen Ihrer Firma;
- Garantie, dass die Personen, die auf die Daten zugreifen, eine Vertraulichkeitsverpflichtung übernommen haben;
- ergreift die Sicherheitsmaßnahmen gemäß Artikel 32;
- verwendet nur einen anderen Subunternehmer mit Genehmigung seines Unternehmens;
- Hilft bei der Beantwortung der Anfragen der Dateninhaber und bei der Erfüllung der Sicherheits- und Meldepflichten;
- Am Ende des Dienstes werden alle personenbezogenen Daten gelöscht oder zurückgegeben., nach Wahl Ihres Unternehmens, es sei denn, die Gesetzgebung erfordert seine Aufbewahrung;
- bietet die notwendigen Informationen zur Nachweis der Einhaltung an und ermöglicht Audits.
Ein wichtiger Hinweis: Die DataRoad implementiert technische Maßnahmen, aber bietet keine rechtliche Beratung an. Um die endgültige Ausarbeitung dieser Klauseln zu überprüfen, prüfen Sie den Text mit Ihrem Rechtsanwalt oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Vorauszulassung, Verlängerung und Bindung
Hüte dich vor langfristigen Treueprogrammen, Strafen für vorzeitige Kündigung oder schwierigen Kündigungsfristen. Bleib bei einem Anbieter wegen der Qualität des Service, nicht wegen einer Klausel.
Bei DataRoad ist der Vertrag IT Unlimited Es ist ein jährliches Abonnement mit automatischer Verlängerung, einer 60-tägigen Vorwarnfrist und ohne Bindung. Sechzig Tage sind die Zeitspanne, die benötigt wird, um eine ruhige Abmeldung zu veranlassen, ohne die Firma in Verlegenheit zu bringen. Und wenn Sie wissen wollen, warum wir immer vertraglich arbeiten, erklären wir Ihnen das in Warum bieten wir keine zeitweilige IT-Unterstützung an (und warum schützt das Ihre Firma)?.
Zeugenaussage: wie die Entlassung verlaufen soll
Der Vertrag sollte beschreiben, was in den letzten Tagen der Beziehung geschieht, und nicht die Willensfreiheit irgendjemandes aufgeben:
- Lieferung des aktualisierten Dokumentationsdokuments;
- Lieferung oder Bestätigung aller Administrator-Zugangsdaten;
- eine technische Besprechung mit dem neuen Lieferanten;
- Deaktivierung der Konten des ausstehenden Lieferanten, nachdem die Zugriffe des neuen Lieferanten bestätigt wurden;
- Rückgabe oder Löschung der Daten mit schriftlicher Bestätigung.
Für die Antwortzeiten und die Strafen während des Vertragsverhältnisses finden Sie unseren Leitfaden unter SLA bei IT-Verträgen: Was zu verlangen ist.
Checkliste: 10 Punkte, die in Ihrem IT-Vertrag bestätigt werden müssen
| # | Klausel | Was bestätigen |
|---|---|---|
| 1 | Besitzer der Zugänge | Alle Administratorkonten gehören dem Unternehmen; der Anbieter verwendet eigene nominelle Konten. |
| 2 | Domänen und Lizenzen | Registriert in dem Namen des Unternehmens, nicht des Lieferanten. |
| 3 | Passwortschatulle | Die Verwaltung hat direkten und dauerhaften Zugang. |
| 4 | Dokumentation | Inventar, Netzwerkdiagramm, Firewall und aktualisierte Backups werden bereitgestellt und bei der Auslieferung bereitgestellt. |
| 5 | Datensicherungen | Backups auf Firmenname; registrierte Wiederherstellungsprüfungen. |
| 6 | Vertrag über die Unterauftragsvergabe gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) | Schriftlicher Vertrag mit den Elementen des Art. 28.º, Nr. 3. |
| 7 | Rückgabe oder Löschung der Daten | Am Ende des Dienstes, nach Wahl des Unternehmens, mit schriftlicher Bestätigung. |
| 8 | Vorausschau und Bindung | Verständiger Vorkundschaft, ohne Bindung oder Kündigungsgebühren. |
| 9 | Zeugnisüberlassung | Beschriebenes Verfahren: Technischer Meeting, Übergabe der Kennungen, Deaktivierung von Konten. |
| 10 | Service-Levels | Zeitpunkte der Antwort und Zeitpläne der Abdeckung sind klar und ohne Ambivalenz beschrieben. |
Ein echter Fall: IT-Audit in Frankreich Affiches
Die Gruppe France Affiches, ein Großformatdrucker mit Standorten in Paris, Frankreich, Spanien und Portugal, hat DataRoad um eine vollständige On-Site-IT-Audits gebeten. Das Thema umfasste die tatsächliche Netzwerkstruktur, den Status der Geräte, die Firewall-Richtlinien, die privilegierten Konten, den Schutz der Geräte und die Backups – einschließlich Tests zur Wiederherstellung.
Das Ergebnis war ein schriftlicher Bericht, der jeden Punkt als unmittelbaren Risikofaktor, als technisches Schuldenproblem, das noch angepackt werden muss, oder als akzeptabel einstuft. Genau diese Art von Aufzeichnung sollte es geben – und das Unternehmen sollte sie bei einem Wechsel des Lieferanten behalten – lesen Sie weiter. Falls Frankreich-Plakate.
Häufig gestellte Fragen
Kann der IT-Dienstleister die Passwörter meines Unternehmens behalten?
Sie können sie während des Vertragsverhältnisses verwenden, aber Sie dürfen nicht der Einzige sein, der sie hat. Alle Administrationskonten müssen der Firma gehören, mit einer Kopie in einem Passwort-Tresor, auf den die Verwaltung direkt Zugriff hat.
Brauche ich eine DSGVO-Vereinbarung mit dem IT-Dienstleister?
Ja, solange der Anbieter Zugriff auf personenbezogene Daten in seinen Systemen hat. Artikel 28 der DSGVO schreibt eine schriftliche Vereinbarung mit dem Subunternehmer vor, die unter anderem die Rückgabe oder Löschung der Daten nach Beendigung des Dienstes vorsieht.
Was ist die Frist für den Vertrag von DataRoad?
Das IT Unlimited-Vertrag ist jährlich gültig und verlängert sich automatisch; es gibt 60 Tage Vorwarnzeit und keine Bindung an eine Laufzeit.
Was bekomme ich, wenn ich das Vertragsverhältnis beende?
Aktualisierte Dokumentation des Netzwerks und der Systeme, alle Administrator-Zugangsdaten, die Bestätigung, dass die Domänen, Lizenzen und Backups in dem Firmennamen registriert sind, sowie die Rückgabe oder Löschung der Daten, schriftlich bestätigt.
Technische Überprüfung Ihres Vertrags und Zugang innerhalb von 5 Werktagen
Wir überprüfen, wer Zugriff auf Administratorrechte, Domänen, Lizenzen und Backups Ihres Unternehmens hat, und stellen die Liste zusammen, was fehlt, um nicht von jemandem abhängig zu sein. Für Unternehmen mit mehr als 10 Standorten · Assistenzvertrag · Remote-, lokaler und telefonischer Support.
Überprüfung von Zugängen und Daten innerhalb von 5 Werktagen
Informieren Sie sich, ob Ihr Unternehmen die Schlüssel zu seinen eigenen Systemen kontrolliert.
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