Zusammenfassend
- Microsoft garantiert, dass Microsoft 365 funktioniert. Die Daten, die Konten und die Personen, die damit umgehen, liegen in der Verantwortung Ihres Unternehmens – das ist, was Microsoft selbst als geteilte Verantwortung bezeichnet.
- Ein gelöschtes E-Mail-Nachricht kann 14 Tage lang nach Versehen wiederhergestellt werden (maximal 30 Tage). Die Postfachdatei eines gelöschten Benutzers ist 30 Tage lang verfügbar. Dateien, die in OneDrive und SharePoint gelöscht wurden, sind 93 Tage lang verfügbar.
- Nach Ablauf dieser Fristen verschwindet die Information ohne einen unabhängigen Backup – und ein Ransomware-Angriff kann verschlüsselte Dateien in die Cloud synchronisieren.
- Die Lösung: Tagesaktuelle Backups außerhalb von Microsoft 365, eine von Ihnen festgelegte Datenspeicherdauer und ein Wiederherstellungs-Test mindestens einmal pro Quartal.
In diesem Artikel
- Was Microsoft verspricht – und was von der Seite seiner Firma kommt
- Die Fristen, die fast niemand kennt
- Checkliste: Was in einem Unternehmen mit Microsoft 365 vorhanden sein sollte
- Ein echter Fall: 50 Postkästen wurden auf Microsoft 365 migriert
- Wie wir dies in einem IT-Unlimited-Vertrag regeln
- Häufig gestellte Fragen
- Überprüfung des Microsoft 365-Backups in 5 Werktagen
Der Microsoft 365-Backup Es ist das fehlende Element in den meisten Unternehmen, die E-Mails und Dateien in die Microsoft-Cloud migriert haben. “Es ist in der Cloud, also ist es sicher” ist ein halber Wahrheitsgehalt: Microsoft schützt die Plattform vor Schäden, aber sie speichert nicht unbegrenzt das, was ihre Nutzer löschen, ändern oder verschlüsseln. Wenn jemand die falsche Ordner löscht, wenn das Konto desjenigen, der sie gelöscht hat, gelöscht wird oder wenn ein Ransomware-Virus durch ein Laptop verbreitet wird, hängt die Wiederherstellung von kurzen Fristen und Tools ab, die für kleine Unfälle gedacht sind – nicht für Katastrophen.
Was Microsoft verspricht – und was von der Seite seiner Firma kommt
Microsoft veröffentlicht ein Modell der geteilten Verantwortung für seine Cloud-Services. Die wichtigste Aussage lautet: Für jede Art von Dienstleistung bleibt der Kunde immer für die Verantwortung verantwortlich. Daten, durch Geräte die den Dienst nutzen, per Konten von dem Benutzer und durch Zugangsberechtigungssysteme.
| Bereich | Microsoft | Ihre Firma |
|---|---|---|
| Rechenzentren, Server und Serviceverfügbarkeit | Ja | — |
| Microsoft-Schutz vor Hardwareausfall | Ja | — |
| Daten (E-Mails, Dateien, Teams, SharePoint) | — | Ja |
| Benutzerkonten: Erstellen, Verwalten, Löschen | — | Ja |
| Zugriffe: Passwörter, MFA, Berechtigungen | — | Ja |
| Handys und Mobiltelefone, die auf den Dienst zugreifen | — | Ja |
Wenn Microsoft einen Datenträger verliert, ist das ihr Problem. Wenn Ihr Unternehmen einen Dateispeicher verliert, ist das Ihr Problem. Nicht umsonst verkauft Microsoft sogar einen separaten Backup-Service namens Microsoft 365 Backup, der nach Verbrauch berechnet wird.
Die Fristen, die fast niemand kennt
Die unten angegebenen Fristen stammen aus der offiziellen Dokumentation von Microsoft, in der sie standardmäßig angegeben sind. Diese gelten heute noch, sofern Sie kein eigenständiges Backup haben.
| Situation | Was passiert | Frist für die Rückerstattung |
|---|---|---|
| E-Mail gelöscht und anschließend aus dem Ordner “Gelöschte Elemente” entfernt” | Geht in einen versteckten Ordner mit wiederherstellbaren Elementen | 14 Tage bei Nichterfüllung; der Administrator kann die Frist um bis zu 30 Tage verlängern |
| Benutzer aus Microsoft 365 entfernt | Die Postbox bleibt zurück und wird dann endgültig gelöscht. | 30 Tage |
| Exchange-Lizenz für einen Benutzer entzogen | Die E-Mail-Daten bleiben kostenlos verfügbar. | 30 Tage |
| Dateifil am OneDrive oder SharePoint gelöscht | Es erfolgt die Verwertung (erste und zweite Phase) | 93 Tage |
| Der gesamte OneDrive ist beschädigt (z. B. durch Malware) | Es ist möglich, mit “OneDrive wiederherstellen” zurückzukehren” | Letzte 30 Tage |
Wenn ein Mitarbeiter geht
Das ist die häufigste Situation. Jemand geht weg, die Kontonummer wird gelöscht, um die Lizenz freizugeben, und Monate später bittet ein Kunde um ein Angebot, das nur in der E-Mail oder im OneDrive dieser Person existierte. Laut Microsoft kann die Postbox eines gelöschten Benutzers nur innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden; danach wird sie gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Im OneDrive beträgt die Aufbewahrungsfrist aus Versehen ebenfalls 30 Tage, hinzu kommen 93 Tage für die Wiederverwertung der Website-Sammlung – und die Wiederherstellung erfordert Administratorbefehle.
Ohne Backup ist die Entscheidung, das Konto zu entfernen, nach wenigen Wochen irreversibel.
Wenn der Ransomware-Schadcode synchronisiert wird
Ein infizierter Laptop verschlüsselt die lokalen Dateien. OneDrive, wie es sein sollte, sendet diese verschlüsselten Versionen in die Cloud. Microsoft ermöglicht es, ein OneDrive auf einen früheren Zeitpunkt zurückzusetzen, aber nur innerhalb der letzten 30 Tage, und stellt die gesamte Konto-Inhalt wieder her – die nach diesem Zeitpunkt getätigte legitime Arbeit geht verloren. In gemeinsam genutzten SharePoint-Ordnern wirkt sich das auf alle Benutzer aus, die darauf zugreifen.
Es gibt auch Situationen, die keine Recycelung lösen: die Ordner, die im März gelöscht wurden und im September wiederhergestellt wurden, der Mitarbeiter, der absichtlich Daten löscht und die Recycelung leerlegt, oder die Prüfung, die die Daten an einem bestimmten Datum, Jahre später, wiederherstellt. In allen Fällen lautet die Frage dieselbe: Woher stammt die Kopie?
Checkliste: Was in einem Unternehmen mit Microsoft 365 vorhanden sein sollte
- Unabhängige Sicherung von Exchange (E-Mail, Kalender, Kontakte), OneDrive, SharePoint und Teams, die außerhalb des Microsoft 365-Kontos des Unternehmens gespeichert sind.
- Tägliche Häufigkeit, Mindestens mit mehreren Versionen pro Datei.
- Unternehmerdefinierte Retention (z. B. 1 Jahr oder länger), anstatt 14, 30 oder 93 Tage.
- Nicht löschbare Kopie Während der Aufbewahrungsfrist nicht einmal von einem engagierten Administrator.
- Verfahren zur Entlassung von Mitarbeitern: Konvertieren oder archivieren Sie den Posteingang und bestätigen Sie, dass die Sicherung vorhanden ist, bevor Sie das Konto löschen.
- MFA in allen Konten, Vor allem in den Bereichen der Verwaltung – siehe unseren Leitfaden zu Multifaktor-Authentifizierung.
- Richtige Lizenzen: Die Sicherheit variiert je nach Plan – siehe Microsoft 365 für kleine und mittlere Unternehmen: Lizenzen und Sicherheit.
- Test der Nachfüllung Mindestens vierteljährlich, mit schriftlicher Berichterstattung – das Verfahren ist in Der 30-minütige Test, den der Anbieter verlangen sollte.
Ein echter Fall: 50 Postkästen wurden auf Microsoft 365 migriert
Na Migration von Union der Fregatten von Massamá und Monte Abraão, Die von DataRoad im Rahmen eines öffentlichen Wettbewerbs erworbenen 50 Postfächer wurden auf Exchange Online übertragen, einschließlich aller Inhalte – E-Mails, Ordnerstruktur und zugehörige Daten. Die Arbeit umfasste die Planung des Migrationspfads, die Neukonfiguration von Outlook auf den Arbeitsplätzen und mobilen Geräten sowie die Validierung nach dem Übergang.
Eine Migration ist der ideale Zeitpunkt, um den Backup zu verwalten: Man weiß, dass Daten existieren, wer sie nutzt und wo sie ihren Lebensunterhalt finden. Wer ohne eine Sicherungskopie zu erstellen migriert, ist abhängig von den Fristen in der obigen Tabelle.
Nicht alle Unternehmen verfügen über die E-Mail-Adresse in Microsoft 365. PTR Pharma Consulting, Zum Beispiel hostet die Website und die E-Mail-Adresse auf den Servern von DataRoad im Rahmen des jährlichen IT-Unbegrenzungs-Vertrags. Die Frage bleibt jedoch immer dieselbe: Wer bewahrt die Kopie auf, wo und wann wurde sie zuletzt getestet?.
Wie wir dies in einem IT-Unlimited-Vertrag regeln
Bei DataRoad wird der Backup von Microsoft 365 bereits am ersten Tag in den Vertrag aufgenommen. Wir konfigurieren die Backup-Lösung Mit einer Kopie außerhalb von Microsoft 365 definieren wir die Aufbewahrung mit der Verwaltung, überwachen die Fehlermeldungen und führen Testkopierungen mit Protokollierung durch. Zusammenstellen wir Microsoft 365-Verwaltung — Lizenzen, MFA, Abgänge von Mitarbeitern.
Auf der Stufe IT Unlimited Premium, Bei der örtlichen Unterstützung handelt es sich um Folgendes: Falls ein Laptop repariert werden muss oder eine Reparatur im Büro durchgeführt werden soll, fallen keine separaten Gebühren für Reisen an. Der Vertrag ist jährlich gültig und verlängert sich automatisch, mit einer Frist von 60 Tagen vor Ablauf und ohne Verpflichtung zur Verlängerung.
Häufig gestellte Fragen
Sichert Microsoft 365 meine Daten?
Nicht in der Hinsicht einer Kopie, die das Unternehmen kontrolliert. Microsoft repliziert die Daten, um sicherzustellen, dass der Dienst nicht fehlschlägt, und bietet Recycling und eine kurze Speicherdauer (14 bis 93 Tage, je nach Fall). Ein eigenständiger Backup-Service mit einer von Ihnen definierten Speicherdauer muss gesondert beauftragt werden.
Verstärken die Microsoft 365-Retention-Richtlinien die Sicherung?
Nein. Die Retentionsrichtlinien dienen hauptsächlich der Compliance und der rechtlichen Recherche. Sie wurden nicht entwickelt, um eine Festplatte, einen Posteingang oder einen gesamten OneDrive zu einem gewählten Datum schnell wiederherzustellen, und die Daten bleiben in derselben Microsoft 365-Konto.
Was passiert mit der E-Mail eines Mitarbeiters, der die Firma verlässt?
Wenn das Konto gelöscht wird, kann die Postfach-Ordnerin innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden; danach wird sie endgültig gelöscht. Vor dem Löschen des Kontos empfiehlt es sich, die Ordnerin in eine freigegebene Ordnerin umzuwandeln oder zu bestätigen, dass es ein Backup gibt.
Wie lange dauert es, Daten aus einem Backup wiederherzustellen?
Eine E-Mail oder ein Date wird in wenigen Minuten wiederhergestellt. Ein Postfach oder ein kompletter OneDrive kann Stunden dauern, je nach Volumen. Genau das misst ein Wiederherstellungs-Test.
Überprüfung des Microsoft 365-Backups in 5 Werktagen
Wir analysieren die Microsoft 365-Konto Ihres Unternehmens, identifizieren, was geschützt ist und was nicht, und liefern einen Bericht mit realistischen Wiederherstellungsfristen und den erforderlichen Korrekturen. Für Unternehmen mit mehr als 10 Standorten · Vertrag über die Assistenz · Fern-, lokaler und telefonischer Support.
Überprüfung des Microsoft 365-Backups
Bericht innerhalb von 5 Werktagen, mit der Angabe, was geschützt und was nicht geschützt ist
Quellen
- Microsoft Learn – Gemeinsame Verantwortung in der Cloud
- Microsoft Learn — Ändern der Speicherdauer für dauerhaft gelöschte Elemente (Exchange Online)
- Microsoft Learn – Benutzerpostfächer in Exchange Online löschen oder wiederherstellen
- Microsoft Learn — Speicherdauer und Löschung von OneDrive-Dateien
- Microsoft Support — Wiederherstellen von Elementen aus dem Papierkorb der Website-Sammlung
- Microsoft-Support – Wiederherstellen Ihrer OneDrive-Daten
- Microsoft Learn — Preismodell für Microsoft 365 Backup
![Logo mun[it], Agentur für digitales Marketing – Kunde von DataRoad](https://www.dataroad.pt/wp-content/uploads/2026/09/logo-cliente-munit.png){kind=logo}
