Datenschutzerklärung von DataRoad

Datenschutzbestimmungen

DataRoad — IT-Dienstleistungen und Beratung Letzte Aktualisierung: Mai 2026

1. Einführung und Verpflichtung

DataRoad ist ein portugiesisches IT-Managed-Service-Unternehmen (Managed Service Provider – MSP), das nationale und internationale Organisationen mit hohen Ansprüchen an Qualität, Sicherheit und Betriebskontinuität betreut.

Für DataRoad Schutz personenbezogener Daten Es ist ein Grundprinzip und integraler Bestandteil unseres Wertversprechens. Als spezialisierter Anbieter für Cybersicherheit und kritische Infrastrukturen verpflichten wir uns dazu, die uns anvertrauten personenbezogenen Daten mit dem höchsten Maß an Sorgfalt, Transparenz und Sicherheit zu behandeln.

Die vorliegende Datenschutzerklärung (im Folgenden “Richtlinie”) beschreibt in Übereinstimmung mit Verordnung (EU) 2016/679 (Verordnung zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG — Datenschutz-Grundverordnung) und mit der Gesetz Nr. 58/2019 vom 8. August, wie DataRoad die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen, mit denen sie in Beziehung steht, erfasst, verwendet, speichert und schützt.

2. Identifikation des Verantwortlichen für die Verarbeitung

Firmenname: DATAROAD IT SERVICES AND CONSULTING LDA  Handelsname: DataRoad Sitz: Avenida dos Moinhos n.º 12 B, 2610-119 Alfragide (Quinta Grande), Portugal NIPC 513368078  Eingetragen im Handelsregister von Lissabon unter der Nummer: 513368078

Telefone: +351 211 459 950
Allgemeine E-Mail: [email protected]
E-Mail des Datenschutzbeauftragten (DSB): [[email protected]]

DataRoad fungiert als Verantwortlicher “Controller“in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die sie direkt erhebt – insbesondere über die Website, Kontaktformulare, Geschäftsprozesse und das Personalwesen.

Wenn DataRoad Dienstleistungen für Kunden erbringt, die die Verarbeitung personenbezogener Daten beinhalten, die von diesen gehalten werden (zum Beispiel im Rahmen von IT-Support-, Überwachungs- oder Infrastrukturmanagementverträgen), handelt DataRoad als Unterauftragnehmer “Prozessor“), gemäß Artikel 28 DSGVO, wobei dieses Verhältnis durch einen spezifischen Datenverarbeitungsvertrag (DPA — Auftragsverarbeitungsvertrag).

3. Relevante Definitionen

Für die Zwecke dieser Richtlinie gelten die folgenden Begriffsbestimmungen:

• Persönliche Daten: jegliche Information, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (betroffene Person) bezieht;
• Behandlung jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten (wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung);
• Verantwortlicher: Verantwortlicher, der über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet;
• Unterauftragnehmer: Auftragsverarbeiter;
• Betroffene Person: natürliche Person, auf die sich die personenbezogenen Daten beziehen.

4. Grundsätze, die unsere Behandlung leiten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch DataRoad richtet sich nach den folgenden Grundsätzen, die in Artikel 5 der DSGVO verankert sind:

• Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz: Wir verarbeiten die Daten rechtmäßig, nach Treu und Glauben und in transparenter Weise für die betroffene Person;
• Zweckbindung: wir erheben die Daten für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke;
• Datenminimierung: Wir verarbeiten nur die für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlichen Daten;
• Genauigkeit: wir halten die Daten exakt und aktuell;
• Einschränkung der Konservierung: Wir speichern die Daten nur für den Zeitraum, der für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.;
• Integrität und Vertraulichkeit: wir schützen die Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen;
• Verantwortung: Wir sind für die Einhaltung dieser Grundsätze verantwortlich und weisen dies in dokumentierter Form nach.

5. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

Je nach Art der Beziehung zur betroffenen Person kann DataRoad die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

5.1. Website-Besucher

• Technische Identifikationsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Sprache, Bildschirmauflösung;
• Navigationsdaten: besuchter Seiten, Verweildauer, Herkunft des Verkehrs (Verweiser);
• Cookies und ähnliche Kennungen (siehe Cookie-Richtlinie).

5.2. Informations- oder Angebotsanfragen

• Vor- und Nachname;
• Vertretenes Unternehmen/Organisation und Position (sofern zutreffend);
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer für den Kontakt;
• Inhalt der Nachricht oder Beschreibung des Bedarfs;
• Alle anderen Daten, die der Nutzer freiwillig in seiner Kommunikation angibt.

5.3. Kunden

• Identifikationsdaten des Unternehmens und seiner gesetzlichen Vertreter;
• Kommerzielle und technische Kontaktdaten (Name, Position, E-Mail, Telefon);
• Rechnungsdaten (USt-IdNr., steuerliche Anschrift, Handelsbedingungen);
• Verlauf der Kommunikation, Angebote, Verträge und Rechnungen;
• Technische Daten von Benutzern und Systemen im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen (siehe Ziffer 5.6);
• Verlauf der Support-Tickets, technische Eingriffe und Berichte.

5.4. Lieferanten und Partner

• Identifikationsdaten der Einrichtung und ihrer Vertreter;
• Geschäftliche Kontaktdaten;
• Rechnungsdaten;
• Transaktions- und Kommunikationsverlauf.

5.5. Stellenbewerber

• Angaben gemäß Lebenslauf und Anschreiben;
• Beruflicher und akademischer Werdegang sowie Referenzen;
• Kontaktdaten;
• Weitere vom Kandidaten freiwillig bereitgestellte Daten.

5.6. Endbenutzer von Kunden (im Rahmen der IT-Dienstleistungserbringung)

Wenn DataRoad IT-Management-Dienste für ihre Kunden erbringt, kann sie auf personenbezogene Daten von Endnutzern (Mitarbeitern oder Nutzern dieser Kunden) zugreifen, insbesondere auf:

• Kontoidentifikatoren (Benutzer, Firmen-E-Mail, Benutzername);
• Authentifizierungsdaten (Token, Zertifikate – keine Passwörter im Klartext);
• Technische Logs von Geräten, Netzwerken und Anwendungen;
• Konfigurationsdaten verwalteter persönlicher und beruflicher Geräte;
• IP-Adressen, technische Geolokalisierungsdaten und Überwachungsdaten.

In diesen Situationen ist die DataRoad agiert ausschließlich als Auftragsverarbeiter, und die Daten im Auftrag und gemäß den dokumentierten Weisungen des Kunden im Rahmen eines spezifischen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Artikel 28 der DSGVO verarbeitet.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Datenherkunft

Die meisten der verarbeiteten Daten werden direkt von den betroffenen Personen bereitgestellt (über die Website, kommerzielle Mitteilungen oder im Rahmen der Durchführung von Verträgen).

Zusätzlich kann DataRoad personenbezogene Daten erheben von:

• Öffentliche Quellen: Handelsregister, institutionelle Unternehmenswebsites, berufliche soziale Netzwerke (insbesondere LinkedIn) — zum Zwecke der B2B-Handelsakquise;
• Kunden: wenn uns diese personenbezogene Daten von Endnutzern zum Zweck der Erbringung von Dienstleistungen anvertrauen;
• Technologiepartner und Hersteller: im Rahmen von Zertifizierungsprogrammen, Partnerschaften und Vertriebskanälen.

8. Empfänger und Unterauftragnehmer

DataRoad kann personenbezogene Daten ausschließlich im für die beschriebenen Zwecke erforderlichen Umfang an die folgenden Kategorien von Empfängern übermitteln:

8.1. Interne Empfänger

• Mitarbeiter von DataRoad erhalten bei Zugriffsbedarf (Prinzip der nur für den Dienstgebrauch) und unterliegen Vertraulichkeitsverpflichtungen.

8.2. Nachunternehmer

DataRoad greift auf qualifizierte Dienstleister zurück, um ihre Tätigkeit zu unterstützen, insbesondere in folgenden Bereichen:

• Kommunikations- und Produktivitätsplattformen (Microsoft 365, Google Workspace);
• Ticketmanagement- und Helpdesk-Plattformen (insbesondere das Portal helpdesk.dataroad.pt);
• RMM-Werkzeuge (Remote Monitoring & Management) für die Verwaltung von IT-Infrastrukturen;
• 24/7-Überwachungs- und Alarmsysteme;
• Backup- und Cloud-Speicherlösungen;
• Cloud-Hosting- und Infrastrukturdienste;
• Webanalytik- und Digitalmarketing-Plattformen (insbesondere Google Analytics);
• Buchhaltungs-, Abrechnungs- und Rechtsberatungsdienste;
• Telekommunikationsbetreiber und Postdienste.

Alle Auftragsverarbeiter werden auf der Grundlage von Qualitäts-, Sicherheits- und DSGVO-Konformitätskriterien ausgewählt und sind gemäß Artikel 28 der DSGVO durch einen schriftlichen Vertrag zu Vertraulichkeits- und Datenschutzpflichten verpflichtet.

8.3. Andere Empfänger

• Öffentliche und Justizbehörden, wenn gesetzlich oder durch gerichtliche Entscheidung vorgeschrieben;
• Externe Prüfer und Berater, in strenger Ausübung ihrer Aufgaben;
• Versicherungsgesellschaften, sofern auf Schadenfälle oder die Berufshaftpflicht anwendbar.

Ein DataRoad verkauft, vermietet oder überlässt nicht personenbezogene Daten an Dritte für kommerzielle Zwecke.

9. Internationale Datenübermittlungen

9.1. Soweit möglich, bevorzugt DataRoad die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Servern mit Standort in der Europäischer Wirtschaftsraum (EWR).

9.2. Einige der verwendeten technologischen Werkzeuge (insbesondere Dienste von Microsoft, Google oder anderen globalen Anbietern) können Datenübermittlungen in Länder außerhalb des EWR zur Folge haben, insbesondere in die Vereinigte Staaten von Amerika.

9.3. In diesen Situationen stellt DataRoad sicher, dass die Übermittlungen auf der Grundlage von angemessene Garantien die in Artikel 46 der DSGVO vorgesehen sind, insbesondere:

• Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission (insbesondere dem EU-US Data Privacy Framework);
• Standardvertragsklauseln (SVK) von der Europäischen Kommission genehmigt;
• Verbindliche unternehmensinterne Vorschriften, falls zutreffend.

9.4. Die betroffenen Personen können über die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (DSB) detaillierte Informationen über die in ihrem Fall anwendbaren Übermittlungen anfordern.

10. Aufbewahrungsfristen

DataRoad bewahrt personenbezogene Daten nur für den Zeitraum auf, der zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, unter Beachtung der folgenden Kriterien:

Nach Ablauf der geltenden Fristen werden die Daten ausgeschieden oder anonymisiert sicher und unwiderruflich, es sei denn, eine Aufbewahrung ist aus rechtlichen Gründen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen in gerichtlichen Verfahren erforderlich.

11. Sicherheitsmaßnahmen

Als auf Cybersicherheit spezialisierter MSP ergreift DataRoad robuste technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder versehentlicher Offenlegung zu schützen, insbesondere:

Technische Maßnahmen

• Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung (TLS 1.3) und im Ruhezustand (AES-256);
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) in allen kritischen Systemen;
• Zutrittskontrolle basierend auf dem Prinzip der geringsten Privilegien;
• Netzwerksegmentierung e Firewalls der nächsten Generation;
• Sicherheitskopien redundant und regelmäßig getestet;
• Durchgehende 24/7-Überwachung von Sicherheitsereignissen (SIEM/SOC);
• Aktualisierungen und Patchen systematisch von Systemen und Anwendungen;
• Schwachstellenmanagement mit regelmäßigen Audits;
• Anti-Malware und EDR an allen Endpoints.

Organisatorische Maßnahmen

• Interne Datenschutzrichtlinie dokumentiert und regelmäßig überprüft;
• Fortbildung zwei Mitarbeiter im Bereich Datenschutz und Cybersicherheit;
• Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA) mit Mitarbeitern und Dienstleistern;
• Notfallplan und dem Verfahren zur Meldung an die CNPD innerhalb von 72 Stunden;
• Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) sofern anwendbar;
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (RAT) aktualisiert;
• Interne und externe Audits periodisch.

12. Rechte der betroffenen Personen

Als Inhaber Ihrer personenbezogenen Daten verfügen Sie über die folgenden, durch die DSGVO garantierten Rechte:

12.1. Wie Sie Ihre Rechte ausüben

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie uns kontaktieren unter:

• E-Mail: [[email protected]]
• Post Avenida dos Moinhos n.º 12 B, 2610-119 Alfragide, Portugal

Um die Sicherheit zu gewährleisten und eine unbefugte Datenweitergabe zu verhindern, können wir zusätzliche Informationen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen.

DataRoad wird Ihre Anfrage beantworten. innerhalb von 30 Tagen, verlängerbar um weitere zwei Monate im Falle der Komplexität oder des Umfangs der Anträge, wobei in diesem Fall eine Benachrichtigung erfolgt.

12.2. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe hat die betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Nationale Kommission für Datenschutz:

• Netz: https://www.cnpd.pt
• Anschrift: Av. D. Carlos I, 134 — 1.º, 1200-651 Lissabon
• Telefon: +351 213 928 400
• E-Mail: [email protected]

13. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling

Ein DataRoad trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlicher Wirkung die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten – einschließlich Profiling – beruhen.

Die verwendeten automatisierten Systeme (insbesondere technische Überwachungswerkzeuge, Firewalls (sowie Einbruchmeldeanlagen) arbeiten auf der Grundlage technischer Parameter und nicht anhand von Personenprofilen.

14. Cookies

Die Verwendung von Cookies auf der Website wird geregelt durch unsere Cookie-Richtlinie, verfügbar unter [LINK ZUR COOKIE-RICHTLINIE], der einen wesentlichen Bestandteil dieser Datenschutzrichtlinie darstellt.

15. Verarbeitung von Daten Minderjähriger

15.1. Die Website und die Dienste von DataRoad sind nicht für Personen unter 18 Jahren bestimmt. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Minderjährigen.

15.2. Sollten wir Kenntnis davon erhalten, dass Daten eines Minderjährigen ohne die Zustimmung der Träger der elterlichen Verantwortung erhoben wurden, werden wir diese umgehend löschen.

16. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

16.1. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt, benachrichtigt die DataRoad CNPD innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnisnahme derselben gemäß Artikel 33 der DSGVO.

16.2. Wenn der Verstoß geeignet ist, erhöhtes Risiko, informiert DataRoad ebenfalls die betroffenen Personen unverzüglich gemäß Artikel 34 der DSGVO.

17. Datenschutzbeauftragter (DSB)

DataRoad hat einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt, der für die Überwachung der DSGVO-Einhaltung verantwortlich ist und als Ansprechpartner für betroffene Personen und die CNPD dient.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

• EE-Mail:[email protected]]
• Postanschrift: Datenschutzbeauftragter, Avenida dos Moinhos n.º 12 B, 2610-119 Alfragide, Portugal

18. Änderungen der Datenschutzbestimmungen

18.1. A DataRoad reserva-se o direito de atualizar a presente Política sempre que necessário, designadamente em virtude de alterações legislativas, jurisprudenciais, regulamentares ou de boas práticas do setor.

18.2. A versão atualizada será publicada no Site, com indicação da data da última revisão.

18.3. Em caso de alterações substanciais, a DataRoad informará ativamente os titulares pelos meios apropriados, designadamente por email ou aviso em destaque no Site.

19. Legislação Aplicável

A presente Política rege-se, designadamente, pelos seguintes diplomas:

• Verordnung (EU) 2016/679, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (RGPD);
• Gesetz Nr. 58/2019, vom 8. August zur Gewährleistung der Durchsetzung der DSGVO in der portugiesischen Rechtsordnung;
• Gesetz Nr. 41/2004, de 18 de agosto (Privacidade nas Comunicações Eletrónicas);
• Decreto-Lei n.º 7/2004, de 7 de janeiro (Comércio Eletrónico);
• Lei n.º 46/2018, de 13 de agosto (Cibersegurança);
• Lei n.º 48/2024, de 21 de novembro (Transposição da Diretiva NIS2);
• Orientações da CNPD e do Comité Europeu para a Proteção de Dados (EDPB).

20. Contactos

Para qualquer questão relacionada com a presente Política de Privacidade ou com o tratamento dos seus dados pessoais:

DataRoad — IT-Dienstleistungen und Beratung
Avenida dos Moinhos n.º 12 B 2610-119 Alfragide (Quinta Grande), Portugal
Telefon: +351 211 459 950
Allgemeine E-Mail: [email protected]
E-Mail an den Datenschutzbeauftragten: [[email protected]]

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