Setembro e outubro são os meses em que a maioria das PME fecha o orçamento do ano seguinte, e a informática costuma entrar como uma linha só — “informática: igual ao ano passado mais 5%”. Depois chega março, um servidor morre, uma licença muda de preço, e a linha rebenta. Este artigo propõe uma forma mais útil de orçamentar a informática para 2027: seis rubricas, três datas que forçam despesa e uma decisão sobre o que deve ser custo fixo e o que deve ser investimento.
As seis rubricas de um orçamento de IT
- Suporte e gestão: quem mantém a informática a funcionar — equipa interna, fornecedor externo ou os dois. Inclui monitorização, helpdesk e manutenção.
- Licenciamento e subscrições: Microsoft 365, software de gestão, antivírus, backup, ferramentas por utilizador. Tende a crescer sem ninguém reparar.
- Equipamento de utilizador: portáteis, postos, monitores, telemóveis. Orçamenta-se por ciclo de renovação, não por avaria.
- Infraestrutura: servidores, armazenamento, rede, Wi-Fi, firewall, UPS. Ciclos mais longos, valores mais altos, decisões que se planeiam com um ano de avanço.
- Segurança e continuidade: proteção de postos, firewall gerida, backups fora do edifício, plano de recuperação. Cada vez menos opcional — a NIS2 e os seguros exigem-no.
- Comunicações: Internet (idealmente duas ligações), telefonia, ligações entre escritórios.
Se o seu orçamento atual não distingue estas seis linhas, comece por separá-las com os valores de 2026. É meio dia de trabalho e é o que permite decidir alguma coisa.
Três datas que forçam despesa em 2027
- Windows 10 sem suporte desde outubro de 2025. Postos que ainda não migraram estão a acumular risco. Se ficaram para 2027, o orçamento de equipamento de utilizador tem de refletir as substituições — veja o que fazer com o fim do suporte ao Windows 10.
- Windows Server 2016 sem suporte em janeiro de 2027. Servidores nesta versão têm de ser substituídos, virtualizados ou migrados durante o ano. A decisão está explicada na página sobre servidores e virtualização.
- NIS2 em vigor. Para as entidades abrangidas, e para muitos dos seus fornecedores, 2027 é o ano em que as medidas têm de estar demonstráveis. Veja se a sua empresa está abrangida.
O que passar a custo fixo
A informática tem duas naturezas: a que se compra (equipamento, projetos) e a que se paga todos os meses (suporte, licenças, segurança, comunicações). O erro comum é tratar o suporte como a primeira — pagar à hora quando algo avaria — o que torna o orçamento imprevisível e, pior, cria o incentivo a não chamar ninguém enquanto “vai andando”. Um contrato de suporte com valor mensal fixo e SLA por escrito faz o contrário: o custo é conhecido em janeiro e o fornecedor tem interesse em prevenir. Comparámos os modelos em IT Unlimited vs. avença, bolsa de horas e outsourcing e explicámos quanto custa o suporte informático a uma empresa.
O que cortar sem risco
- Licenças atribuídas a contas de pessoas que já saíram, ou planos de Microsoft 365 acima do que cada função usa. Numa empresa de 50 postos é frequente encontrar 10 a 15% de licenças a mais.
- Subscrições duplicadas: dois produtos de antivírus, duas ferramentas de reuniões, três de armazenamento na cloud.
- Manutenção de equipamento em fim de vida. Reparar um portátil de 7 anos custa mais do que amortizar um novo.
- Contratos de comunicações antigos. Débitos e preços mudaram; um pedido de revisão ao operador costuma render.
O que não adiar
Cópias de segurança fora do edifício e testadas; autenticação multifator; firewall com gestão ativa; substituição de sistemas sem suporte. São os quatro pontos que, quando falham, param a empresa ou expõem-na a uma coima — e nenhum deles é caro em relação ao dano. Se o orçamento só chegar para uma coisa em segurança, é a primeira da lista: uma empresa com cópias testadas sobrevive a quase tudo o resto.
Uma reserva para o imprevisto
Mesmo com tudo planeado, reserve 10% do total para o que não se prevê: um equipamento que morre antes do tempo, uma alteração legal, um crescimento inesperado. Se no fim do ano a reserva não foi usada, financia a renovação seguinte. Se não existir, o imprevisto sai de outra rubrica — normalmente da segurança, que é a que menos se nota quando falta.
Como pedir propostas comparáveis
Quando pedir propostas de suporte para 2027, peça a todos o mesmo: número de postos e servidores, o que está incluído (deslocações? fora de horas? projetos?), tempos de resposta por prioridade por escrito, o que acontece quando o contrato termina. Sem isto compara valores mensais que não cobrem a mesma coisa. O nosso artigo sobre o que exigir num contrato de IT tem a lista completa.
Perguntas frequentes
Quanto deve uma PME gastar em informática?
Depende do setor e da dependência dos sistemas, mas para empresas de serviços entre 10 e 100 postos a referência habitual anda entre 3% e 6% da faturação, incluindo pessoas, licenças e equipamento. Mais útil do que a percentagem é saber para onde vai o dinheiro — daí as seis rubricas.
Convém comprar equipamento ou alugar?
Comprar dá controlo e sai mais barato ao fim de 4-5 anos; alugar transforma tudo em custo mensal e simplifica a renovação. Para postos de trabalho ambas funcionam; para servidores, a pergunta certa é se ainda precisa de um.
O suporte deve ser interno ou externo?
Abaixo de 100 postos, um técnico interno a tempo inteiro raramente compensa e cria um ponto único de falha (férias, saída). Muitas empresas combinam um contrato externo com SLA e um responsável interno pela relação. Comparámos os dois em suporte informático interno ou outsourcing.
Quando devo começar a orçamentar?
Setembro e outubro, com o inventário atualizado. Renovações de equipamento e substituição de servidores precisam de prazos de entrega e de janelas de migração que se planeiam com meses de avanço.
Quer um orçamento de IT com valores reais para a sua empresa?
Fazemos o levantamento do parque e das licenças, identificamos o que expira em 2027 e entregamos um plano com custos fixos e investimentos separados. Veja o IT Unlimited ou ligue 211 459 950.
