Microsoft 365 ne sauvegarde tout : le backup dont presque aucune entreprise n'a besoin

8 min de lecture · DataRoad

Le backup de Microsoft 365 C’est l’élément manquant dans la plupart des entreprises qui ont passé leur courrier électronique et leurs fichiers vers le cloud de Microsoft. “ C’est dans le cloud, donc c’est sûr ” est une demi-vérité : Microsoft protège la plateforme contre les pannes, mais elle ne sauvegarde indéfiniment ce que ses utilisateurs effacent, modifient ou chiffrent. Si quelqu’un efface la mauvaise archive, si le compte de celui qui a supprimé les fichiers est supprimé ou si un ransomware pénètre par un portable, la récupération dépend de délais courts et d’outils conçus pour des accidents mineurs — pas pour des catastrophes.

Ce que Microsoft garantit – et ce qui reste de l'entreprise

Microsoft publie un modèle de responsabilité partagée pour ses services cloud. La phrase la plus importante est la suivante : quel que soit le type de service, le client conserve toujours la responsabilité des données. Données, par les Equipements qui accèdent au service par comptes de l'utilisateur et par gestion des accès.

Si Microsoft perd un disque, le problème est de sa faute. Si votre entreprise perd un fichier, le problème est le vôtre. Pas par hasard, Microsoft lui-même propose un service de sauvegarde distinct, Microsoft 365 Backup, facturé au coût de consommation.

Les délais que presque personne ne connaît

Les délais indiqués ci-dessous proviennent de la documentation officielle de Microsoft, dans sa configuration par défaut. Ces délais sont valables aujourd'hui, à moins que vous n'ayez un backup indépendant.

Quand un collaborateur quitte l'entreprise

C’est le scénario le plus courant. Quelqu’un quitte l’entreprise, la facture est annulée pour libérer la licence et, quelques mois plus tard, un client demande une proposition qui n’existait que dans le courriel ou dans OneDrive de cette personne. Selon Microsoft, le courrier électronique d’un utilisateur supprimé ne peut être récupéré que pendant 30 jours ; après cela, il est supprimé et ne peut pas être récupéré. Sur OneDrive, le délai d’inactivité est également de 30 jours, auquel s’ajoutent 93 jours pour la recyclage de la collection de sites — et la récupération nécessite des commandes d’administration.

Sans sauvegarde, la décision de “ supprimer le compte ” devient irréversible dans les quelques semaines qui suivent.

Quand le ransomware se synchronise

Un portable infecté chiffre les fichiers locaux. OneDrive, fidèle à sa fonction, envoie ces versions chiffrées vers le cloud. Microsoft permet de restaurer un OneDrive à un moment antérieur, mais seulement dans les 30 derniers jours, et rétablit l’intégralité de l’utilisateur — tout travail légitime effectué après ce moment est perdu. Dans les dossiers partagés de SharePoint, l’impact se multiplie pour tous les utilisateurs qui y accèdent.

Il y a aussi des situations où aucune recyclage ne résout le problème : le dossier supprimé en mars et recherché en septembre, le collaborateur qui efface des données de manière délibérée et évite ainsi la recyclage, ou l’audit qui demande ce qui existait à une date précise, des années plus tard. Dans tous les cas, la question est la même : d’où vient la copie ?

Liste de contrôle : ce qui doit exister dans une entreprise avec Microsoft 365

1. Backup indépendant de Exchange (courriels, calendriers, contacts), OneDrive, SharePoint et Teams, stockés hors de la compte Microsoft 365 de l'entreprise.
2. Frequence quotidienne, Au minimum, avec plusieurs versions par fichier.
3. Retenance définie par l'entreprise (par exemple, 1 an ou plus), au lieu de 14, 30 ou 93 jours.
4. Une copie qui ne peut pas être effacée pas même par un administrateur engagé pendant la période de rétention.
5. Processus de départ des collaborateursConvertir ou archiver la boîte aux lettres et confirmer l’existence du fichier de sauvegarde avant d’effacer l’adresse e-mail.
6. MFA sur toutes les comptes, Surtout dans les domaines de l’administration — consultez notre guide sur authentification multifacteur.
7. Les licences appropriéesLa sécurité varie selon le plan — voir Microsoft 365 pour PME : licences et sécurité.
8. Test de remplacement au moins trimestriellement, avec un rapport écrit — le mode de fonctionnement est indiqué dans le test de 30 minutes que le fournisseur doit demander.

Un cas réel : 50 boîtes aux lettres migrées vers Microsoft 365

Sodium Migration de l'Union des paroisses de Massamá et de Monte Abraão, Les 50 boîtes aux lettres ont été transférées vers Exchange Online par voie de concours public, avec tout leur contenu — e-mails, structure des dossiers et données associées. Le travail a inclus la planification du parcours de migration, la reconfiguration d’Outlook sur les postes de travail et les appareils mobiles, ainsi que la validation après la migration.

Une migration est le moment idéal pour traiter le backup : on sait que les données existent, qui les utilise et où elles vivent ensuite. Celui qui migre sans créer une copie de sauvegarde reste dépendant des délais indiqués dans le tableau ci-dessus.

Il n'est pas possible pour toutes les entreprises d'avoir un compte Microsoft 365. PTR Pharma Consulting, Par exemple, le site web et le courrier électronique sont hébergés sur les serveurs DataRoad dans le cadre du contrat annuel IT Unlimited. La question, cependant, reste toujours la même : qui conserve la copie, où, et quand a-t-elle été testée pour la dernière fois ?.

Comment nous traitons cela dans un contrat IT Unlimited

Chez DataRoad, le backup de Microsoft 365 est inclus dans le contrat dès le premier jour. Nous avons configuré solution de sauvegarde Avec une copie hors Microsoft 365, nous définissons la rétention avec l’administration, suivons les alertes de panne et effectuons des tests de remplacement avec enregistrement. Nous combinons gestion de Microsoft 365 — licences, MFA, départs de collaborateurs.

Au niveau supérieur IT Unlimited Premium, Dans le cadre de cette assistance sur place, les frais de déplacement sont inclus : si un ordinateur portable doit être remplacé ou si une reprise de travail doit être effectuée au bureau, aucun frais supplémentaire n’est facturé. Le contrat est annuel, avec renouvellement automatique, 60 jours d’avertissement et sans engagement.

Foire aux questions

Microsoft 365 sauvegarde-t-il mes données ?

Pas en ce sens d’une copie contrôlée par l’entreprise. Microsoft copie les données pour garantir que le service ne tombe pas en panne, et propose une recyclage et une conservation sur des périodes courtes (14 à 93 jours, selon le cas). Un backup indépendant, avec une conservation définie par vous-même, doit être contracté séparément.

Les politiques de rétention de Microsoft 365 remplacent-elles le backup ?

Non. Les politiques de rétention servent surtout à la conformité et à la recherche juridique. Elles n’ont pas été conçues pour restaurer rapidement un dossier, un dossier de courrier ou un OneDrive entier à une date de votre choix, et les données restent dans le même compte Microsoft 365.

Que se passe-t-il avec le courriel d’un collaborateur qui quitte l’entreprise ?

Si le compte est supprimé, le courrier électronique peut être récupéré pendant 30 jours ; après cela, il sera définitivement supprimé. Avant de supprimer le compte, il est conseillé de convertir le compte en partagé ou de confirmer qu’il existe un backup.

Combien de temps faut-il pour restaurer les données à partir d'un backup ?

Un e-mail ou un fichier se restaure en quelques minutes. Une boîte aux lettres ou un OneDrive complet peut prendre des heures, selon le volume. C’est ce que mesure un test de restauration.

Vérification du backup Microsoft 365 en 5 jours ouvrables

Nous analysons le compte Microsoft 365 de votre entreprise, identifions ce qui est protégé et ce qui n’en est pas, et vous fournissons un rapport avec des délais réels de récupération et les corrections à apporter. Pour les entreprises avec plus de 10 postes · contrat d’assistance · support distant, local et téléphonique.

Sources

• Microsoft Learn — Une responsabilité partagée dans le cloud
• Microsoft Learn — Changer la durée de conservation des éléments supprimés définitivement (Exchange Online)
• Microsoft Learn — Supprimer ou restaurer les boîtes aux lettres des utilisateurs dans Exchange Online
• Microsoft Learn — Retrait et suppression des données dans OneDrive
• Support de Microsoft — Restaurer les éléments du bac de recyclage de la collection de sites
• Support de Microsoft — Restaurer votre OneDrive
• Microsoft Learn — Modèle de tarification pour Microsoft 365 Backup