La mayor parte de las empresas solo descubre que tenía un problema informático cuando el problema ya la ha parado. Un servidor que deja de responder a las nueve de la mañana, una impresora de facturas que no imprime en el cierre del mes, un portátil que no arranca el día de la presentación. A esto se le llama mantenimiento correctivoreparar después de averiar. La alternativa — la mantenimiento preventivo — es aburrida, invisible y, para una PYME que depende de los sistemas, casi siempre más barata. Este artículo explica por qué, con números.
¿Qué es el mantenimiento correctivo?
Es el modelo por defecto de quien no tiene contrato: cuando algo se avería, se llama a alguien. Se paga la hora del técnico, el desplazamiento, la pieza —y se paga, sin factura, el tiempo que el equipo estuvo parado—. Tiene una ventaja aparente: en los meses en los que nada se avería, el coste es cero. Tiene tres defectos estructurales:
- Ocurre en el peor momento. Los sistemas fallan cuando están siendo usados, es decir, en horario de trabajo y frecuentemente en picos — cierre de mes, campaña, temporada alta.
- La respuesta tarda. El que no tiene contrato entra en la fila de quien lo tiene. Un día de espera por un técnico es normal; en un servidor, un día de espera es un día de empresa parada.
- Se repite. Sin análisis de la causa, la misma avería vuelve. El disco que se llena se vacía y se llena otra vez; el equipo al final de su vida útil se repara y se avería de nuevo.
Qué es el mantenimiento preventivo
Es el conjunto de tareas que se hacen antes de haber avería, para que ella no acontezca o para que sea detectada en minutos. En una PYME bien gestionada incluye:
- Actualizaciones y parches de seguridad aplicados fuera de horario en todos los puestos y servidores, no cuando el usuario se acuerda de hacer clic en “más tarde” por décima vez.
- Copias de seguridad verificadas todos los días y las restauraciones probadas regularmente. Una copia de seguridad que nunca ha sido restaurada es una esperanza, no una copia de seguridad.
- Monitoreo 24×7 de espacio en disco, estado de los discos, carga, temperatura, conexiones y servicios, con alertas que llegan a un equipo y no a un buzón de correo.
- Revisión del parqueinventario actualizado, equipos próximos al vencimiento de garantía o de fin de vida identificados con antelación, licencias y certificados con plazos controlados.
- Limpieza e higienecuentas de excolaboradores cerradas, permisos revisados, software sin uso eliminado, antivirus reportando.
- Informe mensual con lo que se hizo, lo que se detectó y lo que se recomienda — para que la gerencia decida con datos y no con sustos.
Los números: un ejemplo realista
Imagina una empresa de 25 puestos y un servidor, sin contrato. En un año típico, tendrá tres o cuatro intervenciones de urgencia (servidor, red, puesto crítico), cada una con desplazamiento, dos a cuatro horas de trabajo y medio día a un día de espera. Solo en facturas de técnico, son fácilmente algunos cientos de euros por intervención. El coste real está en otro lado: 25 personas paradas medio día, cuatro veces al año, son 100 personas-día de trabajo perdido. Multiplíquelo por el coste-hora medio de su equipo y compárelo con el valor anual de un contrato de mantenimiento. En la mayor parte de las pymes que analizamos, el mantenimiento preventivo se paga solo con el tiempo parado que evita — antes de contar las facturas de urgencia que dejan de existir.
Dónde la correctiva sigue teniendo sentido
Hay casos en que el modelo correctivo es racional: equipos no críticos y baratos de reemplazar (un monitor, un teclado, una impresora de escritorio), o empresas muy pequeñas en que la informática es accesoria al negocio y una parada de un día no cuesta dinero. Si su empresa factura, atiende clientes o produce con los sistemas conectados, no es su caso.
Cómo pasar de un modelo a otro
La transición no exige cambiar todo de una vez. El orden que recomendamos:
- Encuesta. Lo que existe, lo que es crítico, lo que está en fin de vida. Es frecuente descubrir equipos que nadie sabía que existían y de los cuales depende la facturación.
- Copias de seguridad primero. Antes de cualquier otra cosa, garantizar que existe copia fuera de las instalaciones y que restaura. Es la red de seguridad para todo lo que viene a continuación.
- Monitoreo. Instalar agentes y sondas, definir límites, afinar durante dos a tres semanas para eliminar falsas alarmas.
- Actualizaciones en el calendario. Ventana fija fuera de horario, todos los meses, con reinicio controlado.
- Sustituciones planificadas. Sustituir lo que está al final de su vida útil en el presupuesto del año, y no a toda prisa después de averiarse.
N.º de contrato IT Unlimited, todo esto está incluido en la tarifa mensual —el seguimiento, las actualizaciones, las copias de seguridad verificadas y la revisión del parque informático— porque es lo que le permite al propio proveedor no estar siempre apagando fuegos. Es por eso que el modelo de soporte ilimitado y el modelo preventivo van de la mano; explicamos la lógica en la comparación IT Ilimitado frente a avenencia y bolsa de horas.
Preguntas frecuentes
¿Evita el mantenimiento preventivo todas las averías?
No. Reduce mucho las averías previsibles —discos llenos, actualizaciones faltantes, equipos al final de su vida útil— y detecta temprano las que dan señal. Una falla súbita de hardware sigue pudiendo ocurrir; lo que cambia es que existe copia de seguridad probada y un plano para resolverla rápido.
¿Con qué frecuencia se debe hacer el mantenimiento preventivo?
Las tareas automáticas —actualizaciones, verificación de copias, monitorización— se ejecutan todos los días. Las revisiones humanas del parque se realizan mensualmente, y una revisión completa con informe una vez al año. En un contrato IT Unlimited esta cadencia está incluida.
¿Una pequeña PYME realmente necesita mantenimiento preventivo?
Se necesita más que una gran empresa, porque no hay redundancia: cuando el único servidor se detiene, se detiene todo. La cuestión no es la dimensión, es la dependencia de los sistemas para trabajar.
¿La mantenimiento preventiva sale más cara?
Al mes, cuesta más que no hacer nada. Al año, casi siempre sale más barata que la suma de las intervenciones de urgencia, del tiempo parado y de las sustituciones hechas a la prisa. La comparación correcta es el coste total anual, no la factura de un mes.
¿Quiere saber en qué estado está su parque?
Realizamos un estudio sin compromiso y le decimos, por escrito, qué está en riesgo y qué se puede prevenir. Vea nuestros servicios informáticos para empresas o llame al 211 459 950.
