Septiembre y octubre son los meses en los que la mayoría de las pymes cierran el presupuesto del año siguiente, y la informática suele figurar como una sola partida: “informática: igual que el año pasado más 5%”. Luego llega marzo, se estropea un servidor, cambia el precio de una licencia y la partida se dispara. Este artículo propone una forma más útil de presupuestar la informática para 2027: seis partidas, tres fechas que obligan a realizar gastos y una decisión sobre qué debe ser un coste fijo y qué debe ser una inversión.
Las seis partidas de un presupuesto de TI
- Soporte y gestión: quién mantiene la informática en funcionamiento — equipo interno, proveedor externo o ambos. Incluye monitorización, helpdesk y mantenimiento.
- Licenciamiento y suscripcionesMicrosoft 365, software de gestión, antivirus, copia de seguridad, herramientas por usuario. Tiende a crecer sin que nadie se dé cuenta.
- Equipo de usuarioportátiles, puestos, monitores, móviles. Se presupuesta por ciclo de renovación, no por avería.
- Infraestructuraservidores, almacenamiento, red, wifi, cortafuegos, SAI. Ciclos más largos, valores más altos, decisiones que se planean con un año de antelación.
- Seguridad y continuidadprotección de puestos de trabajo, cortafuegos gestionado, copias de seguridad fuera de las instalaciones, plan de recuperación. Cada vez menos opcional: NIS2 y los seguros lo exigen.
- ComunicacionesInternet (idealmente dos conexiones), telefonía, conexiones entre oficinas.
Si su presupuesto actual no distingue estas seis líneas, comience por separarlas con los valores de 2026. Es medio día de trabajo y es lo que permite decidir algo.
Tres fechas que fuerzan gastos en 2027
- Windows 10 sin soporte desde octubre de 2025. Las estaciones que aún no han migrado están acumulando riesgo. Si se quedaron para 2027, el presupuesto de equipos de usuario tiene que reflejar las sustituciones; véase qué hacer con el fin del soporte de Windows 10.
- Windows Server 2016 sin soporte en enero de 2027. Los servidores en esta versión deben ser reemplazados, virtualizados o migrados durante el año. La decisión está explicada en la página sobre servidores y virtualización.
- NIS2 en vigor. Para las entidades cubiertas, y para muchos de sus proveedores, 2027 es el año en que las medidas tienen que ser demostrables. Véase si su empresa está cubierta.
Qué pasar a costo fijo
La informática tiene dos naturalezas: la que se compra (equipamiento, proyectos) y la que se paga todos los meses (soporte, licencias, seguridad, comunicaciones). El error común es tratar el soporte como la primera —pagar por hora cuando algo se avería—, lo que vuelve el presupuesto imprevisible y, peor aún, crea el incentivo de no llamar a nadie mientras “va funcionando”. Un contrato de soporte con valor mensual fijo y SLA por escrito hace lo contrario: el coste se conoce en enero y el proveedor tiene interés en prevenir. Comparamos los modelos en IT Unlimited frente a avença, bolsa de horas y outsourcing y explicamos cuánto cuesta el soporte informático a una empresa.
Qué cortar sin riesgo
- Licencias asignadas a cuentas de personas que ya se han marchado, o planes de Microsoft 365 que superan las necesidades de cada puesto. En una empresa de 50 puestos, es frecuente encontrar entre 10 y 15% de licencias de más.
- Suscripciones duplicadas: dos productos de antivirus, dos herramientas de reuniones, tres de almacenamiento en la nube.
- Mantenimiento de equipos al final de su vida útil. Reparar un portátil de 7 años cuesta más que amortizar uno nuevo.
- Antiguos contratos de comunicaciones. Las deudas y los precios cambiaron; una solicitud de revisión al operador suele rendir frutos.
Lo que no se debe posponer
Copias de seguridad fuera del edificio y probadas; autenticación multifactor; cortafuegos con gestión activa; sustitución de sistemas sin soporte. Son los cuatro puntos que, cuando fallan, paran la empresa o la exponen a una multa, y ninguno de ellos es caro en relación con el daño. Si el presupuesto solo alcanza para una cosa en seguridad, es la primera de la lista: una empresa con copias probadas sobrevive a casi todo lo demás.
Una reserva para lo imprevisto
Aunque lo tengas todo planeado, reserva 10% del total para lo imprevisto: un equipo que se estropea antes de tiempo, un cambio legislativo, un crecimiento inesperado. Si al final del año no se ha utilizado la reserva, destínala a la siguiente renovación. Si no existe, los imprevistos se sufragarán con cargo a otra partida —normalmente la de seguridad, que es la que menos se nota cuando falta—.
Cómo solicitar propuestas comparables
Cuando pidas propuestas de soporte para 2027, pídeles a todos lo mismo: número de puestos y servidores, qué está incluido (¿desplazamientos?, ¿fuera de horario?, ¿proyectos?), tiempos de respuesta por prioridad por escrito, qué pasa cuando el contrato termina. Sin esto comparas valores mensuales que no cubren lo mismo. Nuestro artículo sobre qué exigir en un contrato de TI tiene la lista completa.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe gastar una pyme en informática?
Depende del sector y del grado de dependencia de los sistemas, pero para las empresas de servicios con entre 10 y 100 puestos de trabajo, la referencia habitual oscila entre el 3% y el 6% de la facturación, incluyendo personal, licencias y equipamiento. Más útil que el porcentaje es saber a dónde va el dinero; de ahí las seis partidas.
¿Conviene comprar equipo o alquilar?
Comprar da control y sale más barato al cabo de 4-5 años; alquilar transforma todo en coste mensual y simplifica la renovación. Para puestos de trabajo ambas funcionan; para servidores, la pregunta correcta es si todavía necesita uno.
¿El soporte debe ser interno o externo?
Por debajo de 100 puestos, un técnico interno a tiempo completo rara vez compensa y crea un punto único de fallo (vacaciones, marcha). Muchas empresas combinan un contrato externo con SLA y un responsable interno de la relación. Comparamos ambos en soporte informático interno o externalizado.
¿Cuándo debo empezar a presupuestar?
Septiembre y octubre, con el inventario actualizado. Las renovaciones de equipos y la sustitución de servidores necesitan plazos de entrega y ventanas de migración que se planifican con meses de antelación.
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Hacemos el inventario del parque y de las licencias, identificamos lo que expira en 2027 y entregamos un plan con costos fijos e inversiones separadas. Vea el IT Unlimited o llame al 211 459 950.
